内容証明郵便って?

1 内容証明郵便ってこんなのです

内容証明 内容証明郵便とは、いつ誰が誰に対してどのような内容の手紙を出したのかということを郵便局が証明してくれる書留郵便の制度です。これは、あなたの意思表示に証拠力を付加する方法として非常に優れています。

 差出人であるあなたが、同じ文章の手紙を3通作成し、1通が相手に配達され、1通を郵便局が 保存し、残り1通をあなたの手元に残しておく、というものです。こうすることで、後々「言った」「言わない」で争いが起きないようにするための、あなた本人はもちろん、公的機関にもその証拠を握ってもらうことができるわけです。別掲のクーリングオフ制度や各種契約、債権債務等では、この「内容」と「日付」が証明されるということが非常に重要になってくるのです。

 さらに、ここで「配達証明」の制度を一緒に利用します。すると、手紙を発信したことだけでなく、相手が受領したことも証明することができます。これにより、その書留郵便が相手に配達された日が書いてあるハガキが後日あなたの手元に送られてきます。証拠として残すという目的を達成しようとすれば、相手にいつ届いたということも郵便局に証明してもらう必要があります。そこで、「配達 証明」扱いで行うのが通常です

2 内容証明を使うべきか、否か?(メリット編

 巷の書店やHP上でも、頻繁に「内容証明」という言葉を見かけますね。それだけ利用頻度も高く、かつ有効な手段であるといえます。しかし、それも「状況」 と「やり方」次第である、ということを「メリット」という観点で お話しします。

 内容証明は、あくまで「手紙」ですので、実はそこに法的な強制力はありません。それでもこの内容証明を使うのはなぜか?やはり、先ず一つには差出人の「意思内容」 とそれを表明した「日付」が証明されることにあります。

 例えば、訪問販売や電話勧誘、マルチ商法などではクーリングオフ制度といって、相手業者から法定の書面を受け取ってから一定期間内であれば、無条件に売買契約を解除できる、というものがあります。裏を返せば、その期間内にその売買契約を解除する意思表示をした証明が必要となるのです。

 これをもし、あなたが電話や普通郵便で相手業者に「解約したい」の旨を伝えたとします。その後相手業者から何の連絡もないので確認してみると、「そんな電話は受けていない」だの「そんな手紙は受け取っていない」・・・確かにその証拠はどこにも残っていないのです。

 この意思表示内容と差出日付(期間内に発信すればよい)を証明してくれる、という意味で、内容証明郵便はうってつけであると言えます。

 もう一つの効力は、相手に心理的重圧をかけることができる点です。

 例えば、あなたが昔友人に100万円を貸していました。相手は古くからの友人でもあり、彼のことだからいつかは返してくれるだろうと思っていたのに、いくら催促してもいつもはぐらかされて返してもらえません。相手はあなたが少し気の弱いことを逆手にとって返済を引き延ばしているようです。

 遅まきながらそれに気付いたあなたは、内容証明郵便で「本書面到達後7日以内に貸した100万円並びに利息分の○○円を支払うこと。さもなければ、法的措置も辞さない…」の旨を通知します。相手は、告訴でもされたら大変だぁ!と思い、慌てて銀行に駆け込むでしょう。(ま、でもできれば友人間でこのようなことにはしたくないですね。。)

 それともう一つ、前記の例には重要な効果があります。それは、消滅時効を食い止めるというものです。

 あなたはに友人にお金を貸しました。それはいつですか?
 お金やモノの貸し借りにも時効が存在するのです。個人間の貸金の時効は10年です。あなたがお金を貸してから何もせず10年が過ぎて、借りたその友人が「もう、時効だから 払わないよ」と主張してきたら、あなたはもうお金を返してもらえなくなります。

 それを食い止める (時効の停止)効果が内容証明郵便にはあるのです (その場合、6ヶ月以内に裁判上の手続き(請求)を行う必要があります)。
 因みに、企業の売掛金の時効は2年、飲食店のツケ(飲食代金)は 1年です。

3 内容証明を使うべきか、否か?(デメリット編

 内容証明郵便は、上記2.にもあるように、証拠を残すためや相手に心理的重圧をかける等のために使われますが、それが反ってあなたにとって不利益となる場合があります。

 内容証明郵便は、普通の手紙とは違ってあなたの強い決意・態度をしたためるわけですから、受け取った相手からすればこれはあなたからの宣戦布告と取られても仕方ありません。あなたにその気がなくても、です。

 そのため、場合によってはただ単に相手の神経を逆撫でするだけで、誠実に対応しようとしていた相手の気分を害し、まとまるものもまとまらなくなってしまいます。

 ですから、内容証明郵便の利用にあたっては、自分や相手が今おかれている状況や誠意ある相手かどうか、話し合いで解決できそうかどうか等をよく勘案してみることが大切で しょう。

 それともう一つ注意点があります。内容証明郵便は、証拠を残すという本来の目的があるわけですが、自分にとっての証拠になるということは相手にとっての証拠にもなるということです。

 例えば、あなたが慰謝料200万円を支払う約束をしたとします。しかも、単なる口約束だけで文書には残していませんでした。そして後日、その金額に納得がいかないと思い、「先日、200万円の慰謝料を支払うという約束でしたが、100万円にして欲しい」と内容証明郵便を送ったらどうなるでしょう?

 もともと慰謝料は200万円で合意したという証拠はどこにもなかったのに、あなたはわざわざ相手に証拠を与えてしまったのです。話し合いで100万円にできたかもしれないものを、証拠を握った相手は強気で200万円を要求してくることにもなりかねないのです。

 従って、たとえ内容証明郵便を送る場合でも、自分に不利な 内容を書かない注意が必要です。

4 内容証明を使うなら、こうします(書き方、出し方、料金)

― 書き方 ―書き方

 内容証明郵便には、普通の手紙とは異なる色々なルールがあります。

(用紙)
といいながら、何に書いてもいいんです。極端な話、その辺のメモ用紙でもいいです。
(文字数・行数)
紙は何でもいいのですが、1枚の紙に書ける文字数に制限があります。
26行以内1行20文字以内
つまり、総字数520字以内で、これさえ守ればどんな紙に書いても、縦書き・横書き(横書きの場合、例外がありますが)どちらでもOKです。字数には句読点等も含みます。
(部数)
同じ内容の手紙が3通必要です。カーボン複写でもいいし、コピー、ワープロなどで3部印刷すればいいでしょう。
(使える文字)
漢字、仮名、数字、英字(固有名詞のみ、英文はダメ)、それから句読点、括弧、一般的な記号 (※、+、% 等)が使えます。これらも1字(例外あり)として数えます。
(書く内容)
必須事項というわけではありませんが、一般的に記載する内容は以下のようなものです。
1.標題(「通知書」、「請求書」等)、2.本文、3.作成年月日、4.差出人住所・氏名、 5.受取人住所・氏名
(捺印)
差出人氏名の下(横書きなら右)に捺印します。実印である必要はなく、認印でOKです。
契印や訂正印と同じである必要もありません。

― 出し方 ―

(取扱郵便局)
内容証明郵便を取り扱っているのは、集配郵便局及び地方郵政局長が指定した郵便局に限られ ます。大きな郵便局(~中央郵便局とか)ならまず大丈夫でしょうが、念のため事前に問い合わせてから行った方が良いでしょう。
(用意して窓口へ)
郵便局の窓口に次のものを提出して、「配達証明付の内容証明郵便にして下さい」と申し出ます。
①内容文書(受取人に送付するもの)
②上記の謄本2通(差出人及び郵便局が各1通保存するもの)
③差出人及び受取人の住所・氏名を記載した封筒(封はしない
④内容証明料及び郵便料分の料金(お金または切手)
※訂正等もしもの場合に備えて、内容証明に捺印した印鑑を持参しておいた方がよいでしょう。
(料金)
①内容証明料金 … 謄本1通430円(1枚増すごとに260円加算)
②通常郵便料金 … 定形25gまで82円(50gまで92円)
③書留料金 … 430円
④配達証明料金 … 310円(差出しの際。差出し後1年以内なら430円で請求可)
 ⇒ 合計 1,252円
※速達で出す場合は、250gまで280円追加で、合計 1,532円 となります。

5 電子内容証明サービス(e内容証明)

 これは、平成13年2月1日から開始されたサービスです。現行の内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付を行うというものです。

 簡単に仕組みを説明しますと、先ずパソコンで内容証明用の手紙を作成し、インターネットで新東京郵便局に送信すると、郵便局の方で内容証明郵便用の処理を全てやってくれるというものです。

 つまり、1通の手紙を自動で3通に印刷してくれるから、現行のように郵便局員の3通分の目視確認が不要になるし、用紙や封筒まで用意してくれる上に、その印刷、封入、発送(受取人と差出人であるあなた宛)まで全てやってくれます。何より、郵便局に行く必要がないので、待ち時間もなくなります。もちろん印鑑もいりません。

 他には、文字数制限が緩和されています。概算で、従来の内容証明3枚分の文字数が、電子内容証明文書1枚分で記載することができます。また、料金体系も若干異なります。

 ただ、このサービスを利用しようと思ったら、インターネットで利用者登録をしなければなりません。その後、同サービスの専用ソフトウエアをパソコンにインストールしなければなりません。またこの操作マニュアルがなかなか強敵で・・・。

 詳しくはこちらのHPをご覧下さい。 ⇒ e内容証明
 

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